Kad izstāde aiz muguras, bet lielākais darbs vēl priekšā

Šķiet, daudz darba un laika ieguldīts gatavojoties izstādei, tā veiksmīgi aizvadīta un nu var atpūsties un gaidīt izstādes nestos augļus? Ne būt ne! Šādi domājot grēko ļoti daudz kompāniju, jo viens no svarīgākajiem pēc izstādes darbiem ir izstādes norises izvērtējums, kontaktu vākšana un strādāšana ar jauniegūtajiem klientiem un sadarbības partneriem. Šoreiz par kontaktu apkopošanu un darbu pēc izstādes.

Izstādes laikā jauniegūtie kontakti ir tikai pats sākums veiksmīgas sadarbības uzsākšanai. Daudzos gadījumos perspektīvais pircējs vai sadarbības partneris ir jāuzrunā vairākkārt līdz tiek noslēgts darījums. Tāpēc ir ļoti svarīgi izstrādāt veiksmīgu pēc izstādes pārdošanas kampaņu, un veiksmīgu komunikāciju ar iegūtajām kontaktpersonām. Tādēļ vispirms ir jāveic šo kontaktu apkopošana. Ņemot par pamatu kontaktformas, kas izmantotas, lai pierakstītu informāciju izstādes laikā, tiek veidota pārdošanas kampaņa, kā arī izstādes darba novērtējuma monitorings.

Vispirms ir jāveic jauniegūtās kontaktinformācijas apkopošana. Parasti izstāžu rīkotāj kompānija arī veic kopēju apskati par izstādes apmeklētājiem, tādējādi atvieglojot katra izstādes dalībnieka darbu, veicot izstādes darba novērtējuma monitoringu. Izstādes dalībnieki savukārt par saviem apmeklētājiem var spriest pēc saviem izstādes laikā veiktajiem pierakstiem, to cik daudz informācijas bukletu no viņu stenda paņemti, cik pasūtījumi veikti, cik tikšanās sarunātas, cik daudz svešvalodu zināšanas bijušas nepieciešamas strādājot stendā u.c.

Pēc izstādes aktivitātes

Kad informācija par apmeklētājiem ir apkopota un potenciālais klients vai sadarbības partneris noteikts, ir jāsāk rīkoties, lai noturētu tā uzmanību un gala rezultātā tiktu sasniegts iecerētais mērķis, proti, noslēgts līgums.

Taču ne tikai potenciālais jaunais pircējs vai sadarbības partneris ir kompānijas svarīgākais izstādes ieguvums, arī jau esošie klienti, kuri ieradās uz izstādi, ir ļoti labs rādītājs, tāpēc pēc izstādes, gan jau esošajiem, gan potenciālajiem sadarbības partneriem un pircējiem, vajadzētu aizsūtīt pateicības vēstuli. Tāpat noteikti ir jāaizsūta apsolītie piedāvājumi un cenu izmaksas, jāatbild uz interesējošiem jautājumiem, norunāt nākamo satikšanos, kā arī iecelt kādu konkrētu personu no darbiniekiem, kuri uzturēs turpmāko sadarbību.

Kas attiecas uz potenciālajiem pircējiem un sadarbības partneriem, kuri bija ielūgti, bet neieradās, tiem vajadzētu aizsūtīt izstādes norises programmu, informāciju par Jūsu firmu. Pēc kontaktu izveidošanas, vajadzētu tos mērķtiecīgi uzturēt, regulāri informējot iespējamos klientus un sadarbības partnerus par piedāvātās produkcijas jaunumiem.

Tāpat ir jāpievērš uzmanība žurnālistiem, gan tiem, kuri ieradās, gan arī tiem, kuri neieradās. Žurnālistiem, kuri pagodināja ar savu klātbūtni vajadzētu nosūtīt pateicības vēstuli par to, ka bija ieradušies, kā arī nosūtīt kompānijas pārskatu par izstādi ar foto. Savukārt tiem, kas neieradās, nosūtīt preses relīzi, kā arī apskatu par izstādi.

Izstādes monitorings

Lai noteiktu, cik izstāde bijusi veiksmīga, ko piedalīšanās tajā devusi kompānijai, kā arī lai skaidri noteiktu potenciālā pircēja un sadarbības partnera mērķa grupu, lai būtu skaidra vīzija kā kompānijai rīkoties tālāk, pēc izstādes jāveic tās monitorings.

Monitoringā vajadzētu iekļaut sekojošo:

• izmaksu noteikšanu;
• iegūto kontaktu, informācijas un parakstīto līgumu izvērtēšanu;
• apmeklētāju anketu analīzi;
• stenda apmeklētāju profila salīdzinājumu:
  • ar paredzēto mērķa grupu;
  • ar tiem, kas apmeklēja iepriekšējās izstādes
  • ar izstādes organizatoru analīzi;
• izstādes apmeklētāju analīzi pēc organizatoru aptaujas anketām;
• cik liela ietekme bijusi reklāmas kampaņai pirms izstādes vērtējot pēc apmeklētāju skaita;
• stenda novērtējumu pēc novietojuma, dizaina;
• stenda darbinieku kompetences novērtējumu;
• stenda personāla darba novērtējumu (atmosfēra stendā u.c.);
• konkurentu snieguma novērtējumu;
• preses reakcijas novērtējumu uz kompānijas sniegumu gadatirgū.

Nobeigumā varētu izvērtēt reklāmas un ielūgumu efektivitāti, salīdzinot ar izsūtīto ielūgumu skaitu un apmeklētāju skaitu, kuri bija ieradušies. Tāda pati tehnika var tikt izmantota analizējot tos apmeklētājus, kuri bija ieradušies pēc reklāmām, kas tika izvietotas medijos. 

Šis monitorings sniegs pamatu, lai izvērtētu firmas darbu gadatirgū, noteiktu stiprās un vājās puses, lai saprastu, kam būtu jāpievērš papildus uzmanība, lai nākamajā reizē sniegums būtu vēl labāks.