Kā plānot izstādes budžetu

Veiksmīgas izstādes viena no pamatatslēgām ir precīza un pārdomāta budžeta izstrāde. Tāpēc piedāvājam iepazīties ar dažiem padomiem par budžeta sastādīšanu un tēriņu ierobežošanu.

Māja sākas no pamatiem, izstāde - no budžeta izstrādes.
Ļoti svarīgi ir precīzi un savlaicīgi izstrādāt finansiālo līdzekļu ieguldīšanas plānu, proti, budžeta izstrādi. Vēl jo vairāk, ja tā ir pirmā izstāde, pēc kuras varētu vadīties plānojot nākamo izstāžu budžetus.
Ir grūti sastādīt budžeta plānu, ja Jums nav iepriekšējās pieredzes un informācijas, tāpēc iesākumam piedāvājam vadlīnijas, uz kurām balstoties, iespējams saplānot izstādes budžetu.

Izstādes kopējo budžetu var sadalīt sekojošās sešās daļās (skat. 1. grafiku):

Pamata izmaksas, sastāda 20% no kopējā budžeta. Tajās ietilpst- stenda laukuma īre, maksa par mašīnas stāvvietu, elektrības padevi un citas izmaksas, piemēram, ieejas kartes.

Izmaksas, kuras attiecas uz stenda uzstādīšanu, dizainu, iekārtošanu: montāžas un demontāžas izmaksas sastāda 39% no izstādei atvēlētā kopējā finansējuma.

Tāpat tajās ietilpst stenda iekārtošana – noteiktas krāsas paklāja pasūtīšana, gaismas, video projektētāja īre, ziedi, dažāda cita veida dekorācijas u.tml. Kā arī pie šīm izmaksām tiek pieskaitītas stenda dizaina izmaksas - plakātu, fotogrāfiju unprezentāciju sagatavošana, saliekamie stendi, produktu izkārtojums u.t.t.

Stenda apkalpošanas un mārketinga izmaksas.
Šīs izmaksas ir 12% no kopējā budžeta. Tajās var tikt iekļautas izmaksas, kas attiecināmas uz pasākumiem stendā, piemēram, ja ir plānota pieņemšana ar dzērieniem un uzkodām, tad šajās izmaksās ietilpst atalgojums viesmīļiem, muzikantiem u.tml. Kā arī izmaksas, kas saistītas ar informatīvajiem materiāliem un komunikāciju ar potenciālajiem klientiem: cenu katalogi, brošūras, suvenīri, ielūgumi, tulkošanas izmaksas u.tt.

Transportēšanas izmaksām parasti tiek atvēlēti 3%. Tajās tiek ietvertas stenda nogādāšanas, apdrošināšanas, nodokļu un citas līdzīgas izmaksas.

Ceļošanas un personāla izmaksas sastāda 21%, iekļaujot sevī transporta biļešu izmaksas, viesnīcas rezervāciju, dienas naudu, kā arī dažādas cita veida aktivitātes, kuras norit ārpus stenda.

Citas izmaksas sastāda 5% no kopējā izstādei nepieciešamā budžeta. Šeit tiek iekļauti ar izstādi saistītie papildus pasākumi, piemēram, tirgus pētījuma izmaksas u.c.

Daži padomi, kā samazināt tēriņus

Lai izvairītos no neparedzētām izmaksām, protams, pirmām kārtām budžeta plānošanas gaitā vajadzētu vairāk kārt pārliecinieties, ka neko neesat aizmirsuši. Atkārtoti pārskatīt un pārplānot izmaksas. Kad tas ir izdarīts, piedāvājam dažus ieteikumus, kā vēl iespējams samazināt izstādes izmaksas:

1. Iegādājieties saliekamos stendus. Tie ērti un ātri uzstādāmi, vairākkārt lietojami un jebkurš no Jūsu personāla varēs tos uzstādīt. Tādējādi tiek ietaupītas uzstādīšanas un demontāžas izmaksas, kā arī šāds aprīkojums ir daudz ērtāks pārvadāšanai, jo to iespējams transportēt arī ar mašīnu. Turklāt saliekamos stendus pēc tam var izmantot arī citos mārketinga pasākumos - sapulcēs, semināros, reklāmas akcijās u.tml.
    
2. Vai īrēt izstādes aprīkojumu? Varētu šķist, ka īrēt aprīkojumu ir lētāk, kā pirkt, bet tā gluži nav. Protams, ja izstādes tiek rīkotas reizi vai divas reizes gadā, tad gan iespējams, tas nav izdevīgi. Taču iegādājoties savu aprīkojumu, dažkārt iespējams ietaupīt pat vairākus tūkstošus latu. Tomēr ja, nolemjat par aprīkojuma īrēšanu, pirmslēmuma pieņemšanas, uzmanīgi izpētiet, kāda ir cena, kuru par īri piedāvā izstādes organizētājs. Un apsveriet iespēju, vai tomēr izdevīgāk nebūtu iegādāties savu?
    
3. Pirkt un pārveidot jau lietotu izstādes aprīkojumu. Dažādi starpnieki, izstāžu centri piedāvā lietotus izstāžu aprīkojumus. Lietots izstādes aprīkojums maksā aptuveni 20-50% no jauna aprīkojuma. Nedrīkst piemirst arī nepieciešamos remontdarbus, kādi būs nepieciešami šim aprīkojumam, lai pielāgotu Jūsu vajadzībām. Tāpēc arī šajā gadījumā rūpīgi vajadzētu apsvērt iespēju iegādāties savu aprīkojumu.
    
4. Varētu šķist, visai neliels sīkums, bet pārliecinieties, vai Jūsu izstādes stendi ir pielāgoti ātrai un ērtai elektrības padeves iespējai, vai tajā ir elektrības slēdži. Visam, ko Jūs pasūtīsiet īsi pirms izstādes vai izstādes laikā var būt pat dubulta cena.  

Tāpat ļoti svarīgi izstādes budžetu sākt plānot laikus, lai bez steigas un liekiem papildus izdevumiem varētu paveikt nepieciešamos darbus, tas attiecas, piemēram, uz izstādes aprīkojuma savlaicīgu pasūtīšanu, lai būtu iespējams iegūt atlaides, tādējādi izvairītos no padārdzinātajām izmaksām, kuras rada nepieciešamība aprīkojumu izgatavot steidzīgi. Ja izstāde notiek ārpus mītnes valsts, ļoti svarīgs aspekts ir savlaicīga aviobiļetes, vai kāda cita transportlīdzekļa biļetes iegāde, kā arī savlaicīga viesnīcas rezervācija. Ja tas viss tiks saplānots laikus un bez steigas, tad arī veiksmīgs izstādes gala iznākums neizpaliks.